Sebagai manajer atau supervisor, salah satu tugas penting kamu adalah membimbing dan menasehati karyawan untuk meningkatkan kinerja mereka. Tapi, memberikan nasehat yang efektif itu nggak selalu mudah.

Menasehati karyawan dengan cara yang tepat adalah skill penting yang harus dimiliki setiap manajer. 

Cara Menasehati Karyawan

Nasehat yang tepat bisa meningkatkan produktivitas, memperbaiki kualitas kerja, dan bikin tim jadi lebih solid. 

Tapi kalau disampaikan dengan cara yang salah, bisa-bisa merusak hubungan, menurunkan semangat kerja, atau bahkan bikin karyawan mengundurkan diri.

Mari kita mulai dengan langkah pertama yang penting.

1. Memahami Situasi Sebelum Memberi Nasehat

Sebelum kamu mulai ngobrol sama karyawan, penting buat punya pemahaman yang lengkap tentang situasi yang mereka hadapi.

• Teknik mengumpulkan informasi yang relevan:
  • Lakukan observasi langsung terhadap kinerja karyawan.
  • Tinjau laporan kinerja dan data objektif lainnya.
  • Konsultasikan dengan rekan kerja atau supervisor lain kalau perlu.
    
• Cara mendengarkan perspektif karyawan dengan efektif:
  • Ajukan pertanyaan terbuka untuk mendorong karyawan berbagi pandangan mereka.
  • Praktikkan “active listening” dengan memberikan perhatian penuh dan tidak menghakimi.
  • Tunjukkan empati dan pengertian terhadap situasi yang mereka hadapi.
    
• Metode mengidentifikasi akar masalah:
  • Gunakan teknik “5 Whys” untuk menggali lebih dalam ke akar permasalahan.
  • Analisis faktor-faktor eksternal dan internal yang mungkin mempengaruhi kinerja.
  • Pertimbangkan apakah masalah ini adalah kasus terisolasi atau pola yang berulang.

Contoh:

Sarah, seorang manajer proyek, sadar kalau salah satu anggota timnya, John, sering telat menyelesaikan tugas. Sebelum bicara dengan John, Sarah:

• Memeriksa log waktu proyek untuk melihat pola keterlambatan.
• Berbicara dengan rekan kerja John untuk memahami dinamika tim.
• Mengajak John makan siang informal untuk mendengar perspektifnya soal beban kerja saat ini.

2. Memilih Waktu dan Tempat yang Tepat untuk Berdiskusi

Pemilihan waktu dan tempat yang pas itu penting buat menciptakan suasana yang nyaman buat diskusi.

• Tips menjadwalkan pertemuan pribadi yang produktif:
  • Pilih waktu ketika kamu dan karyawan nggak lagi tertekan deadline.
  • Kasih tahu karyawan tujuan pertemuan biar mereka bisa siap.
  • Alokasikan waktu yang cukup untuk diskusi tanpa terburu-buru.
    
• Strategi menciptakan lingkungan yang nyaman untuk diskusi:
  • Gunakan ruang meeting yang netral, bukan ruang kantor kamu.
  • Pastikan ruangan cukup privasi untuk percakapan rahasia.
  • Atur tempat duduk yang mendukung percakapan setara, hindari posisi yang intimidatif.
    
• Pentingnya menjaga privasi dalam percakapan sensitif:
  • Pastikan nggak ada gangguan seperti telepon atau notifikasi email.
  • Jaga kerahasiaan percakapan, jangan dibahas dengan karyawan lain.
  • Hormati kalau karyawan minta waktu untuk mempertimbangkan feedback.

Contoh:

Untuk mendiskusikan masalah kinerja dengan Emma, Mark (manajernya):

• Menjadwalkan pertemuan pada Rabu sore, saat tekanan kerja biasanya lebih rendah.
• Memilih ruang konferensi kecil yang nyaman, bukan ruang kantor yang formal.
• Memastikan ponselnya dalam mode senyap dan meminta asisten untuk tidak mengganggu.

Baca Juga : Cara Efektif Pemimpin Mengarahkan Bawahan agar Lebih Termotivasi dan Produktif Tanpa Terkesan Bossy

3. Menggunakan Pendekatan Konstruktif dalam Menasehati

Pendekatan konstruktif bikin karyawan lebih terbuka menerima feedback dan meningkatkan peluang perubahan positif.

• Teknik berfokus pada perilaku, bukan pribadi karyawan:
  • Gunakan bahasa yang spesifik tentang tindakan atau hasil kerja.
  • Hindari komentar yang menyerang karakter atau kepribadian.
  • Contoh: “Laporan yang Anda serahkan ada beberapa kesalahan pengetikan” bukan “Anda ceroboh”.
    
• Cara memberikan umpan balik spesifik dan actionable:
  • Kasih contoh konkret dari situasi yang perlu diperbaiki.
  • Jelaskan dampak dari perilaku itu terhadap tim atau perusahaan.
  • Saranin langkah-langkah spesifik buat perbaikan.
    
• Strategi menyeimbangkan kritik dengan pujian yang tulus:
  • Mulai percakapan dengan mengakui kekuatan dan kontribusi positif karyawan.
  • Gunakan “sandwich method”: pujian, kritik konstruktif, lalu dorongan positif.
  • Pastikan pujian yang diberikan tulus dan spesifik, bukan asal-asalan.

Contoh:

Ketika menasehati Alex tentang presentasinya yang kurang efektif, Lisa (supervisornya) bilang:

• “Saya perhatikan dalam presentasi terakhir, beberapa slide terlalu banyak teks, yang bikin audiens teralihkan dari poin utama.”
• “Mari kita bahas gimana cara bikin slide lebih visual dan pesan lebih mudah dicerna.”
• “Saya sangat menghargai kedalaman analisis Anda. Sekarang, mari kita fokus gimana menyampaikannya lebih impactful.”

Baca Juga : Cara Memberikan Feedback ke Rekan Kerja agar diterima dengan Baik Tanpa Bikin Baper

4. Menguasai Teknik Komunikasi Efektif

Komunikasi yang baik adalah kunci biar pesan kamu sampai dengan jelas dan diterima.

• Panduan menggunakan bahasa yang jelas dan nggak ambigu:
  • Hindari jargon atau istilah teknis yang mungkin nggak dipahami.
  • Gunakan kalimat langsung dan to the point.
  • Kasih contoh spesifik untuk jelasin poin kamu.
    
• Teknik mendengar aktif untuk pemahaman lebih baik:
  • Fokus penuh, hindari ngecek ponsel atau komputer.
  • Gunakan bahasa tubuh yang menunjukkan kamu mendengarkan (kontak mata, anggukan).
  • Parafrase atau ringkas apa yang dikatakan karyawan untuk memastikan kamu paham.
    
• Contoh pertanyaan terbuka yang mendorong dialog:
  • “Gimana pendapat kamu soal situasi ini?”
  • “Apa yang bisa kita lakukan untuk memperbaiki ini?”
  • “Apa tantangan terbesar yang kamu hadapi dalam mencapai target ini?”

Baca Juga : Cara Efektif Menangani Karyawan yang Bad Attitude Tanpa Drama Kantor

5. Menetapkan Ekspektasi dan Tujuan yang Jelas

Kejelasan ekspektasi dan tujuan bantu karyawan ngerti apa yang perlu dicapai dan gimana caranya.

• Cara menjelaskan standar kinerja yang terukur:
  • Gunakan metrik yang jelas dan bisa diukur (contoh: jumlah, persentase, deadline).
  • Jelaskan gimana standar ini sejalan dengan tujuan tim dan perusahaan.
  • Kasih contoh kinerja yang memenuhi atau melebihi standar.
    
• Langkah-langkah menyusun rencana perbaikan bersama karyawan:
  • Libatkan karyawan dalam perencanaan untuk meningkatkan komitmen mereka.
  • Identifikasi area yang butuh perbaikan.
  • Tetapkan milestone dan indikator keberhasilan yang jelas.
    
• Tips menetapkan tenggat waktu yang realistis dan achievable:
  • Pertimbangkan beban kerja saat ini dan kemampuan karyawan.
  • Pecah tujuan besar jadi langkah kecil yang bisa dicapai.
  • Buat check-in reguler untuk memantau kemajuan dan kasih dukungan.

Contoh:

Dalam mendiskusikan peningkatan kinerja dengan Rachel, manajernya Michael:

• Menetapkan target spesifik: “Kita tingkatkan respons pelanggan dari 80% jadi 90% dalam 3 bulan.”
• Membuat rencana aksi bersama: “Mulai dengan pelatihan tambahan minggu depan dan terapkan sistem follow-up baru.”
• Menjadwalkan check-in mingguan untuk memantau kemajuan dan kasih dukungan.

6. Memberikan Dukungan dan Sumber Daya yang Diperlukan

Dukungan yang tepat bisa bikin karyawan lebih siap untuk meningkatkan kinerja.

• Opsi pelatihan dan mentoring untuk pengembangan karyawan:
  • Tawarkan workshop atau seminar yang sesuai dengan area yang butuh peningkatan.
  • Pertimbangkan program mentoring internal dengan karyawan senior.
  • Kasih akses ke sumber belajar online atau kursus yang cocok.
    
• Panduan menyediakan alat atau teknologi yang mendukung perbaikan:
  • Cek apakah ada alat atau software yang bisa bantu efisiensi.
  • Pastikan karyawan dapet pelatihan cukup buat pakai alat baru.
  • Tinjau dan update sumber daya sesuai kebutuhan.
    
• Strategi menghubungkan karyawan dengan rekan kerja berpengalaman:
  • Bikin sistem buddy atau partner kerja untuk proyek tertentu.
  • Dorong kolaborasi dan sharing pengetahuan antar tim.
  • Fasilitasi sesi berbagi pengalaman atau best practices dalam tim.

Contoh:

Untuk bantu Tom tingkatin keterampilan presentasinya, manajernya Anna:

• Mendaftarkan Tom ke kursus public speaking online.
• Memperkenalkan Tom ke Sarah dari tim marketing yang jago presentasi.
• Kasih Tom kesempatan latihan presentasi di depan tim kecil sebelum acara besar.

Baca Juga : Tips Mengatasi Kelelahan dan Kebosanan dalam Bekerja

7. Melakukan Tindak Lanjut dan Evaluasi Berkala

Tindak lanjut yang konsisten bikin feedback lebih efektif dan hasilnya nyata.

• Teknik menjadwalkan dan menjalankan pertemuan pemantauan:
  • Buat jadwal check-in reguler, misalnya mingguan atau dua mingguan.
  • Gunakan pertemuan ini buat bahas progres, tantangan, dan penyesuaian yang perlu.
  • Pastikan pertemuan bersifat kolaboratif, bukan interogasi.
    
• Cara memberikan pengakuan atas kemajuan yang dicapai:
  • Apresiasi setiap perbaikan, sekecil apapun.
  • Berikan pujian spesifik tentang bagaimana kemajuan ini berdampak positif.
  • Pertimbangkan buat share keberhasilan ini ke tim kalau cocok.
    
• Strategi menyesuaikan rencana berdasarkan hasil evaluasi:
  • Tinjau efektivitas langkah yang udah diambil.
  • Diskusikan dengan karyawan soal apa yang berhasil dan apa yang perlu diubah.
  • Bersikap fleksibel dan siap buat modifikasi pendekatan kalau diperlukan.

Contoh:

Setelah sesi umpan balik dengan Olivia, manajernya James:

• Menjadwalkan pertemuan singkat setiap Jumat buat bahas progres mingguan.
• Apresiasi Olivia: “Saya lihat laporan Anda minggu ini lebih terstruktur. Bagus sekali!”
• Menyesuaikan target bulanan berdasarkan kemajuan yang dicapai dan tantangan yang dihadapi.

8. Menangani Reaksi Emosional dengan Bijak

Reaksi emosional itu wajar saat memberikan feedback. Penting buat nanggepinnya dengan bijak.

• Tips mempersiapkan diri menghadapi berbagai respons karyawan:
  • Antisipasi berbagai reaksi: defensif, marah, sedih, atau apatis.
  • Siapkan diri untuk tetap tenang menghadapi berbagai skenario.
  • Latih teknik de-eskalasi buat situasi yang mungkin memanas.
    
• Teknik menjaga ketenangan dan profesionalisme dalam situasi sulit:
  • Gunakan teknik pernapasan atau jeda kalau emosi mulai meningkat.
  • Fokus pada fakta dan perilaku, hindari terbawa argumen emosional.
  • Ingat tujuan utama adalah bantu karyawan berkembang, bukan debat.
    
• Cara menunjukkan empati dan pengertian tanpa kehilangan objektivitas:
  • Akui perasaan karyawan tanpa membenarkan perilaku yang nggak produktif.
  • Gunakan pernyataan seperti “Saya mengerti” atau “Saya bisa lihat kenapa kamu merasa begitu”.
  • Tawarkan dukungan sambil tetap tegaskan pentingnya perbaikan.

Contoh:

Saat kasih umpan balik kritis ke Chris yang bereaksi defensif, manajernya Kate:

• Tetap tenang: “Saya ngerti ini mungkin susah buat didengar. Kita bisa break dulu kalau perlu.”
• Mengakui perasaan Chris: “Saya bisa lihat kamu merasa frustrasi, itu wajar.”
• Arahkan ke solusi: “Gimana kalau kita fokus pada langkah buat memperbaiki situasi ini?”

Baca Juga : Cara Mengatasi Rasa Tidak Betah di Tempat Kerja

9. Membuat Catatan dan Menjaga Kerahasiaan

Dokumentasi yang baik penting buat tindak lanjut dan proteksi karyawan maupun perusahaan.

• Panduan mencatat poin penting dari sesi pemberian nasehat:
  • Catat tanggal, waktu, dan siapa yang hadir.
  • Dokumentasikan masalah, saran, dan rencana aksi yang disepakati.
  • Minta karyawan untuk tinjau dan setuju dengan catatan biar akurat.
    
• Teknik menjaga kerahasiaan informasi sensitif:
  • Simpan catatan di tempat aman, baik fisik maupun digital.
  • Batasi akses informasi hanya ke pihak yang perlu tahu.
  • Jangan bahas masalah karyawan sama orang lain tanpa izin.
    
• Langkah-langkah mengikuti prosedur HR yang berlaku:
  • Pahami dan ikuti kebijakan perusahaan soal dokumentasi kinerja.
  • Konsultasi dengan HR kalau ada situasi kompleks atau sensitif.
  • Pastikan semua langkah sesuai hukum ketenagakerjaan yang berlaku.

Contoh:

Setelah pertemuan dengan Ryan soal masalah disiplin, manajernya Laura:

• Mencatat poin diskusi, perilaku yang dibahas, dan rencana perbaikan.
• Menyimpan catatan di folder digital yang dilindungi password.
• Mengirimkan rangkuman pertemuan ke Ryan untuk ditinjau dan disetujui.

10. Membangun Hubungan Jangka Panjang dengan Karyawan

Hubungan yang kuat dan positif dengan karyawan adalah kunci buat pengembangan berkelanjutan.

• Strategi memelihara komunikasi terbuka setelah pemberian nasehat:
  • Buka “open door policy” untuk karyawan berbagi ide atau masalah.
  • Lakukan check-in informal buat tunjukkan minat pada perkembangan mereka.
  • Kasih feedback positif secara konsisten, bukan cuma saat ada masalah.
    
• Cara menunjukkan ketertarikan tulus pada pengembangan karyawan:
  • Diskusikan aspirasi karir jangka panjang mereka.
  • Tawarkan peluang untuk belajar skill baru atau tanggung jawab tambahan.
  • Dukung partisipasi mereka di konferensi atau pelatihan relevan.
    
• Tips menciptakan lingkungan kerja yang positif dan mendukung:
  • Rayakan keberhasilan tim dan individu secara rutin.
  • Dorong kolaborasi dan dukungan antar anggota tim.
  • Ciptakan budaya di mana kesalahan dilihat sebagai kesempatan belajar, bukan dihukum.

Contoh:

Buat hubungan yang lebih kuat dengan timnya, manajer Daniel:

• Ngadain sesi “coffee chat” bulanan buat ngobrol karir dengan anggota tim.
• Ngasih pengakuan publik atas pencapaian Nicole dalam rapat tim.
• Dorong rotasi dalam memimpin proyek buat kasih peluang pengembangan buat semua anggota tim.

Baca Juga : Membangun Hubungan yang Baik antara Atasan dan Bawahan

Menasehati karyawan itu bukan hal yang dilakukan sekali terus selesai, tapi proses yang terus berjalan.

Setiap interaksi adalah kesempatan buat kamu bangun hubungan, meningkatkan kinerja, dan membantu pertumbuhan profesional mereka.

Sebagai manajer, cara kamu ngasih masukan bisa banget mempengaruhi moral, produktivitas, dan retensi karyawan.

Dengan menerapkan prinsip-prinsip yang ada di panduan ini, kamu nggak cuma bisa ningkatin kinerja individu, tapi juga bisa membangun budaya feedback positif yang bikin perbaikan terus berjalan di seluruh organisasi.

Jangan lupa, jadi pemberi nasehat yang efektif itu skill yang bisa dipelajari dan ditingkatkan.

Teruslah berlatih, evaluasi pendekatanmu, dan tetap terbuka buat belajar dan beradaptasi.